Database
Heeft u nu een softwarepakket waar uw dossiers, relaties en uren in staan? Dan levert u dat bestand aan als database. Wij zetten dit voor u om naar BaseNet.
⚠️ Let op: u vraagt de volledige back-up zelf aan bij uw huidige softwareleverancier — dit doen wij niet voor u. Bij sommige softwarebedrijven kan het aanvragen van deze back-up wat langer duren, dus houd hier rekening mee en vraag deze op tijd aan, ruim vóór uw conversiedatum.
Welk softwarepakket gebruikt u?
Hieronder vindt u de aanlever-instructies per softwarepakket.
Kleos (Kluwer)
De Kleos-database levert u aan in een SQL.bak-bestand. Deze back-up vraagt u zelf aan bij Kluwer — houd er rekening mee dat dit enkele werkdagen kan duren, dus vraag de back-up op tijd aan.
Aandachtspunten:
Extra contactgegevens die niet matchen met BaseNet-relatievelden worden in het opmerkingenveld van de relatie geplaatst.
Bij meerdere contactpersonen op een project koppelen wij de eerste als cliënt aan het dossier; de rest komt onder 'Overige relaties'.
Geen verantwoordelijke advocaat ingevuld? Dan wordt het dossier geïmporteerd met 'conversie-user' als verantwoordelijke.
Subdossiers uit Kleos worden in BaseNet gemarkeerd met een '_x', zodat u hoofd- en subdossiers kunt onderscheiden.
Insolventie- én advocatuurdossiers samen importeren kan, mits de dossiers een eigen kenmerk hebben.
Wat we importeren: advocatuurdossiers, insolventiedossiers, typewerkzaamheden, medewerkers, relaties, uurtarieven, uren, agendatype, agendapunten, taaktype, taakstatussen, taken.
Next Matters
De database voor Next Matters levert u aan als .bak-bestand, aan te vragen via Next Matters. De documenten levert u aan zoals beschreven in Hoe lever ik mijn documenten aan voor de import?.
Wat we importeren: dossiers, typewerkzaamheden, medewerkers, relaties, uurtarieven, uren, taken.
LegalSense
De database van LegalSense levert u aan als SQL-bestand. Documenten die bij de database horen, levert u aan volgens de documentenstructuur — houd daarbij rekening met de dossiernummers in de mapnaam.
Aandachtspunten:
Insolventiedossiers kunnen we ook importeren, mits deze een eigen kenmerk hebben.
Wat we importeren: dossiers, typewerkzaamheden, medewerkers, relaties, uurtarieven, uren.
Fortuna
De database van Fortuna levert u aan als een volledige back-up in CSV-bestanden, aan te vragen via Trivium. Beide back-ups moeten compleet zijn ingevuld met de metadata die gebruikt wordt voor koppelingen in Fortuna.
De documenten zelf staan niet in de database — de database bevat wel metadata met de bestandslocatie. Lever daarom een gecomprimeerde (.zip) map aan van de vroegere netwerkmap, met alle paden nog intact.
Aandachtspunten:
Heeft een relatie meerdere adressen? Tijdens de import bepalen wij handmatig waar elk adres in BaseNet komt te staan; sommige adressen (bv. parkeergelegenheid) vervallen of komen bij de opmerkingen op de relatiekaart.
Alle particulieren/bedrijven worden geïmporteerd; een relatie kan soms zowel als particulier én als contactpersoon van een bedrijf voorkomen, met mogelijk dubbele relaties als gevolg.
Insolventie- én advocatuurdossiers samen importeren kan, mits gekoppeld aan een eigen kenmerk. Eventuele 'overige velden' uit Fortuna kunnen niet worden geïmporteerd.
Per dossier controleren wij of een persoon/bedrijf als contactpersoon aan het dossier gekoppeld moet worden, of als overige relatie.
Wat we importeren: dossiers, insolventiedossiers, uren, medewerkers, relaties, toevoegingen, factuursplitsingen, uurtarieven, uurtarieven op dossiers, typewerkzaamheden.
CClaw (Clip Consultants)
De database van CClaw levert u aan als .bak-bestand, aan te vragen via CClaw zelf.
Aandachtspunten:
Gebruikt u Incasso of Insolventie in CClaw? Dan importeren we dit op basis van rechtsgebieden. Zijn incasso-/insolventiedossiers niet in hun eigen rechtsgebied ingedeeld, dan kunnen we het onderscheid niet maken.
Worden documenten niet binnen CClaw afgehandeld? Lever deze dan aan zoals beschreven in Hoe lever ik mijn documenten aan voor de import?.
Wat we importeren: dossiers, incassodossiers, insolventiedossiers, medewerkers, uren, typewerkzaamheden, relaties.
Legal Eagle (SDU Uitgeverij)
Voor de import hebben wij de gehele LE-map nodig. Deze staat meestal direct op de C-schijf, in een map genaamd 'LegalEagle' of 'LE' (bv. C:\LegalEagle). Belangrijk: in deze map moet een submap LEDATA staan — dat is de volledige database die wij nodig hebben. Comprimeer de gehele LE- of LegalEagle-map als .zip, zodat alle koppelingen en paden intact blijven.
De bijbehorende documenten staan in de map LEDOCS, of verspreid op uw computer. Staan documenten op een andere locatie? Volg dan de uitleg bij 'Losse documenten' in Hoe lever ik mijn documenten aan voor de import?, zodat wij ze aan het juiste dossier kunnen koppelen.
Wat we importeren: dossiers, typewerkzaamheden, medewerkers, relaties, uren, uurtarieven op dossiers.
Hoe weet u dat het gelukt is?
U heeft de database correct aangeleverd zodra u ons per e-mail heeft bevestigd dat de upload compleet is (bij gebruik van de FTP-server). Ontbreekt deze bevestiging, dan weten wij niet of de conversie compleet is en kan de import vertraging oplopen.
Waar moet u op letten?
Zelf aanvragen. U vraagt de back-up zelf aan bij uw softwareleverancier — dit doet BaseNet niet voor u.
Doorlooptijd. Het aanvragen van een back-up kan bij sommige leveranciers enkele werkdagen duren. Vraag deze ruim op tijd aan.
Deadline. Lever uw database vóór 09:00 op de conversiedatum aan.
Bevestiging bij FTP. Stuurt u uw gegevens via FTP? Meld ons altijd per e-mail zodra de upload is afgerond. Wordt een upload tussentijds afgebroken, dan is dat bij ons niet altijd zichtbaar — uw bevestiging is nodig voor een correcte en complete conversie.
💡 Tip: weet u niet zeker of uw softwarepakket hierboven staat? Neem contact met ons op — dan kijken we samen wat voor uw situatie mogelijk is.